Na zgłoszenie urodzenia dziecka masz 21 dni od dnia wystawienia karty urodzenia. Taki sam termin obowiązuje przy rejestracji online i osobiście w urzędzie stanu cywilnego. Jeśli go przekroczysz, kierownik USC sam wybierze imię i zarejestruje dziecko na podstawie dokumentu. Poniżej znajdziesz szczegóły procedury oraz najważniejsze formalności po narodzinach.
Ile wynosi termin na zgłoszenie urodzenia dziecka?
Podstawą do rejestracji jest karta urodzenia wystawiana przez lekarza lub położną, która przyjęła poród. Osoba upoważniona do odbioru porodu przekazuje ten dokument do urzędu stanu cywilnego w ciągu 3 dni od jego sporządzenia. To ważne, ponieważ bez karty urodzenia kierownik USC nie może przyjąć zgłoszenia online ani osobiście.
Urodzenie dziecka zgłoś w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Po tym czasie kierownik USC sam wybierze imię i zarejestruje dziecko na podstawie karty.
Od dnia wystawienia tego dokumentu biegnie termin 21 dni. W tym czasie matka lub ojciec posiadający pełną zdolność do czynności prawnych powinni dopełnić formalności. Jeśli termin minie, kierownik urzędu zarejestruje dziecko samodzielnie, a imię nada z urzędu – na podstawie danych z karty. Taka rejestracja następuje bez udziału rodziców, choć adres zameldowania i numer PESEL zostają przypisane zgodnie z dokumentem.
Wybierając imię, weź pod uwagę kilka ograniczeń:
- nie można nadać więcej niż 2 imion,
- imię nie może być ośmieszające,
- imię nie może być nieprzyzwoite,
- imię nie może być zgłoszone w formie zdrobniałej.
Możesz wybrać imię obce, nawet takie, które nie wskazuje jednoznacznie na płeć, o ile powszechnie przypisuje się je do danej płci. Gdy kierownik USC odmówi przyjęcia wybranych imion, wyda decyzję administracyjną. Od niej przysługuje odwołanie w ciągu 14 dni do wojewody. W takiej sytuacji urzędnik sam wybierze imię dziecka, aby rejestracja mogła zakończyć się od razu.
Najważniejsze terminy w całym procesie przedstawia poniższe zestawienie:
| Zdarzenie | Termin | Uwagi |
| Przekazanie karty urodzenia do USC | 3 dni od wystawienia | Wysyła lekarz lub położna |
| Zgłoszenie urodzenia dziecka | 21 dni od wystawienia karty | Online lub osobiście |
| Zgłoszenie martwego urodzenia | 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia | Przekazana do USC w ciągu 1 dnia, jeśli ustalono płeć |
| Odwołanie od decyzji kierownika USC | 14 dni | Do wojewody za pośrednictwem USC |
Inaczej wygląda sytuacja, gdy dziecko rodzi się martwe. Wtedy obowiązuje zgłoszenie w ciągu 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia. Kartę przekazuje się do urzędu stanu cywilnego w ciągu 1 dnia, ale tylko przy ustalonej płci dziecka. Wówczas powstaje akt urodzenia z adnotacją, że dziecko urodziło się martwe, bez sporządzania aktu zgonu. Jeśli płeć nie została ustalona, karta nie jest przekazywana do USC. Osoba uprawniona do pochówku może jednak wystąpić o kartę zgonu, aby pochować dziecko bez rejestracji zgonu.
Jak zarejestrować narodziny przez internet?
Rejestracja online pozwala załatwić sprawę bez wizyty w urzędzie. Od 1 stycznia 2026 r. do elektronicznego załatwiania spraw urzędowych potrzebna jest skrzynka do e-Doręczeń. Wcześniej trzeba złożyć wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Taki elektroniczny odpowiednik listu poleconego służy do odbioru dokumentów i korespondencji z urzędem.
Jakie warunki trzeba spełnić?
Do zgłoszenia urodzenia przez internet niezbędny jest profil zaufany lub e-dowód. Oba narzędzia potwierdzają tożsamość podczas logowania. Przed wypełnieniem wniosku urząd musi też otrzymać kartę urodzenia dziecka. Bez niej system nie przyjmie zgłoszenia, dlatego karta musi wpłynąć do USC najpóźniej w ciągu 3 dni od wystawienia.
Do sprawnego złożenia wniosku przygotuj przede wszystkim:
- profil zaufany lub dowód z warstwą elektroniczną,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- dostęp do skrzynki e-Doręczeń.
Jak wygląda procedura krok po kroku?
Zgłoszenie online rozpoczyna się na portalu GOV.pl. W prawym górnym rogu znajduje się wejście na konto Mój GOV. Po zalogowaniu wybierasz usługę Zgłoś urodzenie dziecka, a system przekierowuje cię na stronę login.gov.pl. Następnie przechodzisz do wypełnienia formularza, w którym podajesz dane dziecka, wybierasz imię i adres zameldowania.
W praktyce procedura elektroniczna wygląda następująco:
- wchodzisz na portal GOV.pl i logujesz się na konto Mój GOV,
- wybierasz usługę Zgłoś urodzenie dziecka,
- system przekierowuje na login.gov.pl,
- wypełniasz zgłoszenie i podajesz imię dziecka,
- podpisujesz wniosek przez e-podpis na pz.gov.pl.
Po wypełnieniu
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Jaki jest podstawowy termin na zgłoszenie urodzenia dziecka do USC?
Masz 21 dni od daty wystawienia karty urodzenia na zgłoszenie narodzin, zarówno online, jak i osobiście w urzędzie.
Co się stanie, jeśli nie zgłoszę dziecka w ciągu 21 dni?
Po przekroczeniu terminu kierownik USC zarejestruje dziecko bez udziału rodziców i sam nada imię na podstawie danych z karty.
Ile czasu mają lekarz lub położna na przekazanie karty urodzenia do urzędu?
Karta urodzenia powinna trafić do USC w ciągu 3 dni od jej sporządzenia przez lekarza lub położną.
Jakie ograniczenia dotyczą nadawania imion dziecku?
Można nadać maksymalnie dwa imiona; nie mogą one ośmieszać, być nieprzyzwoite ani podane w zdrobniałej formie.
Jakie wymagania trzeba spełnić, by zgłosić urodzenie przez internet?
Do zgłoszenia online potrzebny jest profil zaufany lub e-dowód, adres e-mail, numer telefonu oraz dostęp do skrzynki e-Doręczeń, a urząd musi otrzymać kartę urodzenia.
Czy od 2026 roku coś się zmienia przy elektronicznym załatwianiu spraw?
Tak — od 1 stycznia 2026 r. do obsługi spraw elektronicznych konieczna jest skrzynka e-Doręczeń, którą trzeba wcześniej założyć jako ADE.
Jak wygląda procedura w przypadku martwego urodzenia?
Martwe urodzenie zgłasza się w ciągu 3 dni od wystawienia karty, która powinna być przekazana do USC w ciągu 1 dnia tylko gdy ustalono płeć; akt powstaje z adnotacją o martwym urodzeniu bez aktu zgonu.
Co zrobić, gdy kierownik USC odmówi przyjęcia wybranego imienia?
W przypadku odmowy urzędnik wydaje decyzję administracyjną, od której można odwołać się do wojewody w ciągu 14 dni.
